Seit dem 1. September 2026 nutzt der IPZV e.V. Candis als zentrale digitale Lösung für den Rechnungseingang sowie für die Abrechnung von Auslagen und Reisekosten. Damit werden die bisherigen Abläufe vereinheitlicht und Schritt für Schritt digitalisiert.
Was sich dadurch konkret ändert und was künftig bei der Einreichung von Rechnungen und Abrechnungen zu beachten ist, erklären wir hier noch einmal im Überblick. Ausführliche Informationen zur Umstellung findet ihr außerdem im neuen DIP 5/2026, das ab dem 9. Oktober 2026 erscheint. Auf den Seiten 36 und 37 wird der neue digitale Abrechnungsprozess über Candis ausführlich vorgestellt.
Für Rechnungen an den IPZV e.V. gibt es ab sofort eine zentrale Anlaufstelle: rechnung@ipzv.de.
Die dort eingehenden Rechnungen werden automatisch in Candis übernommen und anschließend dem vorgesehenen Prüf- und Freigabeprozess zugeführt. Wir bitten daher darum, Rechnungen künftig nicht mehr direkt an einzelne Mitarbeiter:innen des IPZV e.V. zu senden. Auch die bisherige Einreichung von Papierrechnungen soll für den regulären Rechnungseingang nicht mehr genutzt werden.
Damit Rechnungen möglichst schnell und ohne Rückfragen bearbeitet werden können, sollten sie vollständig und gut lesbar sein und alle erforderlichen Angaben enthalten. Außerdem sollte eindeutig erkennbar sein, welchem Vorgang, welcher Veranstaltung, welchem Leistungszeitraum oder welchem Auftrag die Rechnung zuzuordnen ist.
Auch die Abrechnung von Auslagen und Reisekosten erfolgt ab sofort über Candis. Dafür ist jeweils ein persönlicher Candis-Zugang erforderlich.
Wer Auslagen einreichen oder Reisekosten abrechnen möchte und noch keinen Zugang besitzt, meldet sich bitte beim IPZV e.V. Anschließend erfolgt die Einladung zu Candis und die Einrichtung des persönlichen Logins.
Über das System können Belege digital erfasst beziehungsweise hochgeladen und die notwendigen Angaben direkt ergänzt werden. Anschließend werden die Einreichungen digital geprüft und freigegeben und nach erfolgter Freigabe zur Erstattung weitergeleitet. Die Einreichung ist dabei auch über die Candis-App direkt unterwegs möglich.
Die bisherigen Formulare für Auslagen und Reisekosten sind ab sofort nicht mehr zu verwenden. Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über den persönlichen Candis-Zugang.
Mit Candis möchten wir die Abläufe rund um Rechnungen und Abrechnungen einfacher, einheitlicher, transparenter und effizienter gestalten. Rechnungen, Auslagen und Reisekosten werden künftig zentral erfasst, geprüft und freigegeben. Gleichzeitig werden die einzelnen Bearbeitungsschritte digital dokumentiert.
Wir bitten alle Beteiligten, den neuen Prozess ab sofort entsprechend zu nutzen und bedanken uns für die Unterstützung bei der Umstellung.
• Rechnungen bitte ausschließlich an rechnung@ipzv.de senden.
• Auslagen und Reisekosten werden ausschließlich über Candis eingereicht und abgerechnet.
• Für Auslagen und Reisekosten ist ein persönlicher Candis-Zugang erforderlich.
• Die bisherigen Formulare für Auslagen und Reisekosten sind nicht mehr zu verwenden.
Mehr Informationen findet ihr im neuen DIP 5/2026 auf den Seiten 36 und 37.